Por Melissa Ramirez

Según la IACCM, un contrato es un conjunto de derechos, responsabilidades y obligaciones de las partes de un negocio.

Son estos acuerdos los que gobiernan todas las actividades comerciales de cualquier negocio dentro de una organización, desde las responsabilidades diarias de los que la conforman, hasta la estructura y funcionamiento de la misma. Hoy más que nunca, donde hemos tenido que adaptarnos rápidamente a procesos digitales y el teletrabajo, resulta necesario entender la importancia de su correcta gestión y control y como esto afecta a las empresas.

Los contratos son la base de regulación del comercio

Sin importar la industria, las empresas siempre tendrán que manejar contratos o documentos legales. Ya sean contratos con proveedores o empleados en el área de retail, contratos con clientes en la industria de seguros o telecomunicaciones, contratos de propiedad intelectual en la industria de tecnología, contratos inmobiliarios en el área de energía eléctrica, entre otros. Según PwC, una corporación en promedio, en el mundo, maneja alrededor de 20.000 a 40.000 contratos. Por mucho tiempo ha sido un proceso manual, lo cual representa un riesgo grande en caso de perdidas, daños físicos o falta de organización.

Aquí la necesidad de su correcta gestión, ya que son los procesos dentro del ciclo de vida de un contrato los que determinarán los derechos, responsabilidades y obligaciones de cada parte involucrada. Así mismo, los ingresos de la empresa, y los términos y condiciones por los cuales la empresa pagará a distintas entidades.

El contrato como gobierno de un negocio, compromete directamente a la organización y la organización en sí integra múltiples departamentos que la representan para distintos fines. Por lo anterior, un contrato requerirá de la colaboración de múltiples áreas, con distintos roles y especialidades, en todo su ciclo de vida. Los pasos dentro del ciclo de vida de un contrato pretenden conectar las necesidades de distintos departamentos; aquellos que solicitan la creación del contrato, con los encargados de confeccionar y negociar los términos con la contraparte. Luego con los líderes de aquellas áreas que deben aprobar el contenido del contrato y firmarlo, y finalmente aquellas personas que se encargaran de administrar esa relación.

Por esta razón, es imprescindible contar con una herramienta que permita garantizar la calidad, transparencia y orden en los procesos contractuales que se lleven a cabo, y de esta manera garantizar que las obligaciones y responsabilidades se realicen en el tiempo establecido, cumpliendo con los hitos y cuidando de la reputación de la empresa.

¿Por qué CLM?

Un CLM (Contract Lifecycle Management Software) es un sistema para la correcta gestión del ciclo de vida de los contratos y documentos a través de un modelo Saas que permite llevar orden, control y monitoreo dentro de una organización.

Ahora más que nunca, en donde la incertidumbre se ha vuelto parte del día a día, es necesario comenzar a digitalizar la mayor cantidad de procesos dentro de una organización para de esta manera evitar cuellos de botella generados por el manejo manual de las actividades contractuales. Para esto, un CLM puede ayudarte a controlar todo el ciclo de vida de un contrato, de inicio a fin, permitiendo maximizar en cada empresa el rendimiento, control y cumplimiento de sus responsabilidades.

Desde la petición de creación de un contrato, elaboración del primer borrador, colaboración de distintos departamentos para las modificaciones, negociación de términos y condiciones, aprobación y firma. Hasta la búsqueda de un contrato entre miles de documentos, la gestión de hitos, recordatorios de las obligaciones, entre otras. Esta herramienta garantiza el control y eficiencia dentro de su equipo, la disponibilidad de la información, trazabilidad, colaboración y comunicación de las áreas, y por otra parte, ayuda a ahorrar tiempo, energía y dinero a su empresa.

Fuente: https://www.webdoxclm.com/blog/los-costos-ocultos-de-la-falta-de-visibilidad-de-los-contratos